Gdy kilkanaście lat temu wstawałam rano pracując w korporacji, rzadko wiedziałam jak będzie wyglądał mój dzień pracy. Albo właśnie wiedziałam, że będzie ciągiem nieustających spotkań i dopiero wieczorem przed wyjściem , będę mogła popracować twórczo. Dlaczego? Otóż w firmach w których pracowałam najgorszą praktyką było zawiadamianie o spotkaniach …wszystkich w jakikolwiek sposób związanych z tematem. To powodowało, że na pracę nie zostawało czasu, bo cały dzień biegało się ze spotkania na spotkanie – nikt nie wiedział, na którym spotkaniu naprawdę jest potrzebny. Znasz to?
Dziś, w czasie koronawirusa, nie biegamy na spotkania, ale kalendarze i tak wypełnione są spotkaniami na Zoomie, Teamsach, Hangoutsach… moja sąsiadka pracująca z domu, stwierdziła, że czasem nie ma czasu nawet iść do toalety, bo tylko przełącza się z jednego spotkania na drugie, a szef wymaga włączonej kamery. Co więcej, często okazuje się, że wcale na tym spotkaniu nie jest potrzebna. Gdy rozmawiała o tym z szefem, zbył ją, że nie zastanawia się kogo zaprosić, tylko wysyła informacje do wszystkich .
Oczywiście warto dołożyć starań, aby nie pominąć nikogo ważnego, jednak jak wskazują badania and wielkością efektywnych grup najbardziej skuteczne są te liczące pięć do ośmiu osób. Przy większych grupach konieczne jest zastosowanie specyficznych Technik Facylitacji, aby nie dopuścić do punktu krytycznego, powyżej którego jakość konwersacji zaczyna spadać.
Gdy menadżerowie są zbyt skłonni zapraszać na spotkania wszystkich zainteresowanych a nie przygotowują ich odpowiednio, wtedy:
- Nie ma dostatecznie dużo czasu aby wszyscy brali udział w rozmowie
- Bogata debata zostaje zastąpiona płytkimi komentarzami
- Ludzie stają się bardziej ostrożni i mniej szczerzy
- Trudne tematy i decyzje nie są umieszczane w porządku obrad i stają się tematami kuluarowymi, zabierając codzienną produktywność
W rezultacie ludzie tracą chęć uczestniczenia w spotkaniach, gorzej się do nich przygotowują, nie biorą aktywnego udziału i nie angażują się w działania uzgodnione na tym spotkaniu.
Dlatego, zanim zaprosisz uczestników na kolejne spotkanie zadaj sobie kilka pytań:
- Kto ma najwięcej wiedzy na temat, którego dotyczy spotkanie?
- Kto będzie wdrażał wypracowane rozwiązania?
- Na kogo będą miały wpływ wyniki dyskusji?
- Kto się najwięcej nauczy dzięki obecności na spotkaniu?
Zacznij od trzonu interesariuszy, następnie możesz dodać kolejne osoby, jeśli uznasz, że ich obecność będzie wartościowa i jesteś w stanie użyć takiej struktury spotkania, w której może uczestniczyć większa ilość osób.
Z drugiej strony małe grupy umożliwiają szczerą dyskusję i rozważenie perspektywy każdego uczestnika.
Jak zatem działać? Zmieniając sposób zarządzania spotkaniami on line zastosuj się do poniższych zasad:
- Poinformuj ludzi, że wprowadzisz zmiany – bądź transparentny
- Zacznij zapraszać poszczególne osoby do ustalania agendy spotkania oraz sposobu pracy
- Ustalaj przewidywane rezultaty dla każdego spotkania
- Weź pod uwagę zarówno cele merytoryczne spotkania, jak i cele emocjonalne – w jakim nastroju chcesz żeby ludzie opuścili spotkanie
- Początkowo zabezpiecz więcej czasu (ludzie potrzebują się oswoić z nowym sposobem pracy)
- Każdorazowo zapraszaj ludzi w sposób przemyślany, uwzględniając powyższe pytania
- Początkowo wyjaśniaj kryteria zapraszania – jeśli ludzie byli przyzwyczajeni do tego, że są zawsze zapraszani, brak zaproszenia może ich bardzo zdenerwować i budzić niepotrzebne domysły oraz idące za tym rozkojarzenie i zmniejszenie ich efektywności osobistej
- Podkreślaj zakresy odpowiedzialności – zarówno tych którzy są na spotkaniu, jak i tych, którzy nie muszą w nim uczestniczyć
- W trakcie spotkań praktykuj słuchanie – nie oceniaj, bądź cierpliwy
- Praktykuj mówienie skoncentrowane na rozmówcy i jednoczenie na temacie
- Bierz pod uwagę perspektywę nieobecnych (szczególnie tych, którzy nie mogli dołączyć, lub wylogowali się w trakcie) zadając pytania typu: o co by zapytali, czy o czym chcieliby być poinformowani, a co być może warto z nimi skonsultować, w co ich zaangażować?
- Jeśli ktoś nie może uczestniczyć w dotyczącym go spotkaniu zadbaj aby pomimo to był zaangażowany we współtworzenie agendy i działania, które po nim następują.
Zatrudniając uzdolnionego facylitatora i samemu stosując filozofię oraz techniki facylitacyjne możesz mieć efektywne spotkanie kilkunastu lub nawet większej liczby osób. Przy aktywnej obecności wielu facylitatorów, którzy wraz z tobą dobrze przygotują i poprowadzą spotkanie może być ono efektywne zarówno w Sali jak i online, bez względu na liczbę osób.