Czy kiedykolwiek tak miałeś, że zaplanowałeś spotkanie swojego zespołu i wierzyłeś, że wspólnie dużo na nim osiągniecie, a dyskusja poszła w zupełnie innym kierunku? Tak mi się zdarzyło kilka lat temu, gdy zaprosiłam na spotkanie swoich współpracowników i przyjaciół, którzy deklarowali chęć założenia fundacji. Część z nas już wtedy była facylitatorami, więc sądziłam, że przygotowany proces zapewni osiągnięcie zaplanowanych efektów. Niestety, nie tylko nie wypracowaliśmy oczekiwanych rezultatów, nie osiągnęliśmy porozumienia, ale nawet część osób w ogóle zrezygnowała ze współpracy. Jeszcze wtedy nie wiedziałam, że tak trudno, jeśli nie wręcz niemożliwe jest jednocześnie być facylitatorem i jednocześnie zaangażowanym w temat uczestnikiem spotkania. Wspominam o tym, ponieważ, aby uniknąć negatywnych konsekwencji nieudanych spotkań warto pamiętać, że czasami, pomimo iż organizacja ma osoby przeszkolone z facylitowania spotkań, ograniczenia wewnętrzne wskazują na potrzebę zatrudnienia kogoś z zewnątrz.
Zatrudnienie facylitatora z poza organizacji jest wskazane przede wszystkim wtedy, gdy:
- Temat pracy (problem do rozwiązania) dotyczy również osób, które mają wiedzę i umiejętności z zakresu facylitowania spotkań grupowych
- Zagadnienie dotyczy całej organizacji, jest kluczowe i angażuje (lub powinno angażować) wiele działów
- Zagadnienia są skomplikowane i/lub sytuacja powoduje niepewność uczestników
- Wśród uczestników jest konflikt interesów, lub chcemy zapobiec konfliktogennej decyzji
- Nie wszyscy uczestnicy się znają, lub gdy nie wiadomo których interesariuszy warto zaprosić do wspólnej pracy
- Uczestnicy mają różne doświadczenia, poziom wykształcenia, stanowiska, informacje podstawowe
- Spotkanie dotyczy istotnych dla wielu osób zagadnień i uczestnikami, którzy mają wnieść swój wkład w jego rezultaty powinno zostać więcej niż 20 osób
- Istnieje wysoki poziom ryzyka powstania negatywnych konsekwencji przy braku podjęcia działań lub niewłaściwych rezultatach/decyzjach
Wielu menadżerów pełni rolę facylitatorów wewnętrznych i ma w tym dobre efekty. Nie należy tego zmieniać. Jednak nie warto wahać się i w razie potrzeby zaprosić kogoś neutralnego, a czasem nawet cały zespół, ale to już całkiem inna historia…